Deze privacyverklaring is van toepassing binnen ons accountantskantoor met ingang van 25.05.2018, zowel ten aanzien van ons cliënteel-opdrachtgevers, als ten aanzien van de interne werking van het kantoor en haar medewerkers & aangestelden, ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR-wetgeving) welke in voege treedt per 25.05.2018.
- De algemene verordening gegevensbescherming, wat houdt dit in voor mijn privacy ?
- Hoe wordt mijn privacy bewaakt en beschermd ?
- Welke gegevens worden verwerkt en hoe ?
- Welke rechten heb ik als cliënt-opdrachtgever ?
- Tot wie kan ik mij wenden voor vragen/informatie ?
1. De algemene verordening gegevensbescherming, wat houdt dit in voor mijn privacy ?
Onze wetgever heeft reeds op 08/12/1992 een minimale bescherming van de privacy ingebouwd door het uitvaardigen van de privacywetgeving, waarbij regels werden opgelegd ter bescherming van de persoonlijke gegevens. Op 11/12/1998 werd deze wetgeving aangepast en bijgewerkt om een striktere toepassing ervan in te voeren. Echter, in een steeds veranderende maatschappij, waarbij digitalisering, automatisering en sociale netwerking deel uitmaken van het dagelijks leven, heeft men op Europees vlak de wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens en –uitwisseling verstrengd en verplicht opgelegd voor alle lidstaten.
1.1 Mijn (persoons)gegevens in handen van de erkend beroepsbeoefenaar
Aangezien de erkend beroepsbeoefenaar, precies door zijn wettelijke taken en/of specifieke opdrachten, vooral vertrouwelijke persoonsgegevens en cijfermateriaal verwerkt en registreert, is er binnen de boekhoud- & fiscale sector vanzelfsprekend een verhoogde waakzaamheid geboden om deze gegevens te beschermen en vrijwaren. Daarom werden tot op heden tal van wetgevingen ingevoerd om het moeilijk evenwicht tussen veiligheid, transparantie en privacy te bewerkstelligen. Specifiek voor onze sector zijn volgende wetgevingen van toepassing op accountants & belastingconsulenten :
- Beroepsgeheim & discretieplicht
- Anti- witwaswetgeving & bestrijding van terrorismefinanciering
- Privacywetgeving
- Deontologische beroepsregels
- ….
2. Hoe wordt mijn privacy bewaakt en beschermd ?
2.1 Technische en procedurele maatregelen
Om de bescherming van onze cliëntgegevens te waarborgen, hebben wij volgende maatregelen genomen:
- implementatie van professionele antivirus- en firewall-bescherming waarvoor er onderhoudscontracten zijn afgesloten met een externe IT-partner
- beveiligde opslag van uw persoonsgegevens op dubbele gesynchroniseerde servers met back-upbescherming
- afgesloten en beveiligde archieven waarin de persoonlijke gegevens worden bijgehouden
- sensibilisering van onze medewerkers en partners om uw privacy te beschermen
- opleggen van interne procedures op kantoorniveau waarbij bepaald wordt welke medewerker(s) en externe partner(s) toegang hebben tot welke gegevens.
- handhaven van een strikt beroepsgeheim en discretieplicht voor onze medewerkers en personeelsleden
2.3 Contractuele maatregelen
Het is eigen aan de werking van een accountantskantoor dat er courant gegevens worden opgevraagd door of verstrekt aan externe partners (bv. sociale verzekeringsfondsen, banken, sociale secretariaten, verzekeringsmaatschappijen, notariaten…).
2.4 Datalekken & veiligheidsinbreuken
Overeenkomstig de AVG-wetgeving moeten vastgestelde datalekken en gegevensinbreuken worden gemeld aan de privacycommissie binnen de 72 uur nadat zij werden vastgesteld. De privacycommissie of commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft in het kader van deze gewijzigde wetgeving een controlerende bevoegdheid verkregen.
3. Welke gegevens worden verwerkt en hoe ?
3.1 Persoonlijke gegevens
In het kader van de aanleg van een gedetailleerd cliëntendossier en eventuele fiscale controles worden volgende persoonlijke gegevens door ons kantoor bijgehouden :
naam, adres en volledige identiteitskaartgegevens van onze cliënten en betrokkenen;
- naam, adres en volledige identiteitskaartgegevens van de partners en personen ten laste;
- burgerlijke stand en gezinssamenstelling;
- contactgegevens van onze cliënten en betrokkenen (o.m. e-mailadressen, telefoonnummers, e.a)
3.2 Overige dienstige gegevens
- aandelenbezit en financiële gegevens van onze cliënten en betrokkenen
- looptijd en bezoldigd karakter van mandaten binnen een rechtspersoon
- signaletieke gegevens over contracten, leningen, authentieke en onderhandse overeenkomsten,…
- voertuignummerplaten, voertuiggegevens, onroerende en kadastrale gegevens
- betalingstransacties voor relevante doeleinden (bv. alimentatiegelden,…)
3.3 Duurtijd van de gegevensbewaring
Overeenkomstig de geldende fiscale en boekhoudkundige bepalingen, eigen aan de sector waarbinnen ons kantoor werkzaam is, zullen de gegevens van onze cliënten en betrokkenen bijgehouden worden gedurende een termijn van minimum 7 jaar.
In zoverre dit niet nodig zou zijn voor archiveringsvereisten, kan de cliënt of betrokkene steeds vragen zijn gegevens te wissen of te vernietigen mits dit niet strijdig zou zijn met de wettelijke bepalingen ter zake.
Enkel de relevante en dienstige gegevens zullen bewaard worden en blijven voor zover zij dienstig zijn (bv. fiscale controletermijnen, bewaarplicht boekhouding,…).
4. Welke rechten heb ik als cliënt-opdrachtgever ?
Door het ondertekenen van de opdrachtbrief en verstrekte volmacht(en) geeft u ons kantoor uitdrukkelijk de toestemming om uw gegevens te registreren en uit te wisselen binnen onze professionele context. Niettegenstaande heeft u als cliënt-opdrachtgever steeds volgende rechten :
- recht tot inzage van uw gegevens die door ons bijgehouden worden;
- recht tot verbetering van deze persoonlijke gegevens;
- recht u te verzetten tegen bepaald gebruik van deze gegevens;
- recht tot weigeren van overdracht van bepaalde gegevens aan externe partners;
- recht uw toestemming ten allen tijde in te trekken;
In de praktijk kan u uw rechten uitoefenen door ons te contacteren via onze website www.fiscorum.be via het contactformulier of rechtstreeks te mailen naar info@fiscorum.be
5. Tot wie kan ik mij wenden voor vragen/informatie ?
FISCORUM BV BVBA
Rijvisschepark 4
9052 GENT
Tel. 09/221.57.45
info@fiscorum.be
Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
